Consejos de Orbaneja Abogados frente a una inspección de Hacienda o Sanidad en tu farmacia

digital composite of hand holding smartphone with vignettes

16 May Consejos de Orbaneja Abogados frente a una inspección de Hacienda o Sanidad en tu farmacia

Las oficinas de farmacia se encuentran en el punto de mira de las actuaciones de comprobación e inspección y de los requerimientos de información por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria y de la Consejería de Sanidad.

En lo que a los requerimientos de información se refiere, en Orbaneja Abogados observamos un aumento significativo de requerimientos respecto de las declaraciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas de los farmacéuticos. La Administración está solicitando que el contribuyente justifique los gastos de la actividad (amortizaciones, gastos financieros, gastos varios etc.) así como los ingresos declarados, con el fin de comprobar que lo incluido en la declaración de la renta se ajusta a la realidad de la actividad de farmacia.

No obstante, las inspecciones en las oficinas de farmacia son una cuestión que lógicamente genera inquietud entre los farmacéuticos, sobre todo por el hecho de no saber cómo actuar ante una visita inesperada de un actuario de la Administración Tributaria en la propia farmacia.

Tips a seguir en una inspección

Pues bien, para evitar complicaciones futuras, vamos a tratar una serie de pautas a seguir para actuar de la manera más correcta posible ante un inspector de Hacienda en la farmacia.

En primer lugar, hay que partir de la premisa de que los funcionarios de la AEAT pueden personarse sin previo aviso (dentro de la jornada laboral o fuera de ella) en la oficina de farmacia y suelen hacerlo a primera hora de la mañana. Ahora bien, como agentes de la autoridad en el ejercicio de sus funciones, deben acreditar dicha condición si se les requiere para ello exhibiendo el correspondiente documento acreditativo emitido por la AEAT.

Asimismo, los funcionarios de la AEAT deben identificar el objeto de la personación haciendo entrega de una comunicación en la que se haga constar, entre otros, el inicio de las actuaciones, el impuesto que se comprueba, el alcance temporal, el órgano que lo expide etc.

Si no estoy cuando se persona el inspector de Hacienda en la farmacia, ¿quién puede entonces atenderlos?

La obligación de atender al inspector de Hacienda en la farmacia le corresponde al farmacéutico titular (como obligado tributario), pero si se encuentra ausente en ese momento, será el encargado de la farmacia el obligado a atender a los funcionarios. Por el contrario, si no hay adjuntos nos encontraremos ante la primera causa de comisión de una infracción.

En cualquier caso, los funcionarios pueden solicitar que el farmacéutico esté presente para continuar con él las actuaciones.

En cuanto a la obligación de permitir la entrada en la farmacia a los funcionarios de la AEAT hay que distinguir tres niveles:

  1. Zona abierta al público. No se puede impedir la entrada a los funcionarios siempre y cuando se identifiquen debidamente.
  2. Zona situada detrás del mostrador. En este caso, es obligatorio permitir la entrada pero siempre que los funcionarios se identifiquen debidamente y dispongan de autorización escrita que les faculte para estas actuaciones.
  3. Rebotica. Si bien este espacio puede tener la consideración de domicilio constitucionalmente protegido, en cuyo caso se requiere autorización judicial, el farmacéutico puede otorgar su consentimiento y permitir la entrada en el mismo.

Si se niega la entrada a los funcionarios por falta de las autorizaciones necesarias vistas en los párrafos anteriores, éstos podrían adoptar medidas cautelares a fin de evitar la ocultación o destrucción de pruebas.

Desde Orbaneja Abogados hacemos hincapié en que si los funcionarios disponen de las autorizaciones pertinentes es obligatorio permitir su entrada. Lo contrario sería constitutivo de infracción tributaria que podría acarrear una sanción de hasta el 2% de la cifra de negocios.

Nada impide la presencia de un abogado en el desarrollo de las actuaciones tributarias, aunque la ley no establece ninguna obligación sobre que deban realizarse en presencia de un abogado o asesor fiscal. Sin embargo, aún en presencia de éstos, los funcionarios pueden dirigirse directamente al farmacéutico cuando planteen determinadas cuestiones que entiendan que sólo puede contestar él.

imag1

 ¿Qué documentación tributaria debe tener el farmacéutico para la inspección?

Con carácter general, el farmacéutico debe disponer del Libro de Inventario, Cuentas Anuales (en el caso de farmacéuticos que tributen por el régimen de estimación directa normal), los Libros Registro exigidos por la normativa tributaria y las facturas o documentos sustitutivos, así como cualquier otro documento con trascendencia tributaria.

En el caso de que dicha documentación no se halle en la oficina de farmacia, los funcionarios de la AEAT pueden requerir al farmacéutico para que la aporte en un plazo no inferior a 10 días.

En Orbaneja Abogados resaltamos que los funcionarios pueden acceder a los ordenadores de la farmacia (siempre que dispongan de las autorizaciones correspondientes o del consentimiento del farmacéutico) para recopilar toda la documentación tributaria que consideren necesaria a efectos del procedimiento.

Es muy importante tener en cuenta que la negativa a aportar la información de la documentación/información mencionada podría ser constitutiva de una infracción tributaria con multas que oscilan entre 3.000 y los 400.000 euros, si bien este último importe sólo se aplicaría frente a una negativa total a aportar la información. Con la reforma de la Ley General Tributaria a través de la Ley 34/2015, de 21 de septiembre, se ha ampliado el plazo de las actuaciones inspectoras que ha pasado de 12 a 18 meses contados desde la fecha de notificación del inicio de actuaciones.

Como indicamos al comienzo del artículo, están de moda las sanciones en las farmacias por parte de la Consejería de Sanidad y es importante saber cómo actuar ante una Inspección en farmacia.

Al igual que los inspectores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, el Inspector de la Consejería de Sanidad acudirá a la oficina de farmacia, sin previo aviso, también normalmente a primera hora de la mañana, preguntando por el titular de la farmacia. En el supuesto de que el mismo aún no haya llegado, si entre el personal laboral hay algún farmacéutico adjunto no habrá ningún problema en continuar con la inspección, aunque siempre se avisará al titular. Orbaneja Abogados recalca que si no hay adjuntos nos encontraremos con el primer problema, ya que en la Oficina de Farmacia siempre tiene que estar el titular, o en su defecto, un Farmacéutico Regente, Sustituto o Adjunto. Es conveniente que se le dé una excusa al Inspector de entidad suficiente como para evitar que sea sancionado por ello, aunque no siempre tendrá resultados favorables.

 

Pasos a seguir durante la inspección

La experiencia de los profesionales de Orbaneja Abogados hace un resumen de los pasos que seguirá el funcionario en su inspección:

  • Revisará el local de oficina de farmacia, comparando la realidad física del mismo con el plano que obra en la propia Consejería, y si encuentra diferencias estructuralestambién lo recogerá en el acta como posible infracción. Por ello es importante que cuando se realice una obra en el local se inste el correspondiente expediente de autorización de modificación ante la administración.
  • También será objeto de inspección la fachada exterior de la farmacia, ya que se comprobará que cuenta con el rótulo con la palabra “FARMACIA”, la cruz griega o de Malta verde y la placa identificativa del licenciado. Sólo se podrá tener una cruz, y si se tuviera más se habrá tenido que obtener previamente autorización para ello. Asimismo, debe estar visible la información sobre las farmacias que estén de guardia y el horario que realiza la propia farmacia, que debe coincidir con el que se tenga autorizado (ni más ni menos).
  • Comprobará el Libro Recetario Oficial y el de Contabilidad de Estupefacientes, por lo que es muy importante tenerlo debidamente cumplimentado. Este último, además, deberá coincidir con el Talonario de Adquisición de Estupefacientes, con los pedidos que consten en el ordenador, con las recetas (tanto privadas como de la Seguridad Social) y con el stock de la farmacia.
  • El Inspector puede solicitar las recetas privadas para comprobar que los medicamentos han sido dispensados bajo receta médica, cuando la misma es preceptiva. Las recetas deben conservarse en la oficina de farmacia durante al menos tres meses, y en las mismas deben constar los datos del paciente, del médico y de la farmacia dispensadora.

Otro tema muy importante, es que la farmacia cuente con las existencias mínimas de estupefacientes (3 ampollas de cloruro mórfico al 1%), las cuales deben estar en un lugar seguro y de difícil acceso para el público en general. Y los medicamentos caducados tenerlos separados del resto, indicando claramente que son caducados.

El inspector solicitará el sistema de registro de temperaturas y comprobará el buen funcionamiento de los termómetros de máximas y mínimas del almacén y del frigorífico, que deben funcionar correctamente. La oficina de farmacia siempre debe estar a la temperatura óptima para la conservación de los medicamentos. En muchas ocasiones, el Inspector ha comprobado que en esa nevera, junto con los medicamentos, se guardan alimentos y bebidas, y lo ha considerado como infracción, siendo el caso más llamativo cuando se sancionó a un titular de farmacia por guardar una botella de agua.

Si la oficina de farmacia tiene autorizado el laboratorio, hay muchas posibilidades de estar cometiendo alguna irregularidad en cuanto a los protocolos, envasado y utillaje, por exigirse muchos formalismos y ha de disponer de agua caliente, ventilación, suelos, paredes y superficies de las mesas de materiales aptos para la zona de laboratorio.

No nos podemos olvidar de la Real Farmacopea Española, el Catálogo de Medicamentos y el Formulario Nacional con las últimas actualizaciones telemáticas, que el personal tiene que ir uniformado (al menos con la bata) y estar identificados profesionalmente y no realizar servicios complementarios, como pueden ser nutrición, por personal ajeno a la oficina de farmacia.

Conclusiones

Si usted tiene una visita de Inspección, es más que probable que este incumpliendo alguno de los requisitos anteriormente indicados, o que no lo haga del todo bien, y no por falta de conocimiento ni desidia, sino porque el día a día de una farmacia cada vez es más complicado burocráticamente hablando y hay muchas probabilidades de cometer alguna infracción.

Orbaneja Abogados aconseja ser amable con el Inspector, facilitarle la información que solicita, pero facilitársela nosotros, evitando que la obtenga el mismo (suelen querer manejar directamente el ordenador). Y sobre todo, tener claro que no es un colega, no es farmacéutico, es un Inspector que está buscando posibles infracciones susceptibles de sancionar, por lo que nunca hay que sincerase con ellos como lo haríamos con otro farmacéutico.

Con este artículo hemos pretendido recordarles cuales son nuestros derechos y obligaciones como contribuyentes en el desarrollo de las actuaciones inspectoras, si en algún momento reciben la nunca agradable visita de los actuarios de la Agencia Tributaria o de la Consejería de Sanidad. Para más información, puedes consultar este artículo.

                                               Departamento Fiscal y Jurídico de Orbaneja Abogados

No hay comentarios

Dejar un Comentario

X

Aumenta tu ticket medio ¡Descubre cómo!

Solicita información sin compromiso


  Acepto la Política de datos